Guide de la Conciergerie des Aravis

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La Conciergerie des Aravis s’occupe toute l’année de résidences et de leurs hôtes à Annecy, autour du lac, au Grand Bornand et à La Clusaz

Une conciergerie, à quoi ça sert ?

Gestion des locations : définissez vos besoins

– Ouvrir votre résidence en début de saison, ouvrir les volets, aérer les pièces, ouvrir l’eau chaude et l’eau froide, mettre le chauffage et l’électricité en route, contrôler l’état général de l’appartement
– Louer ou fournir vos draps, serviettes de toilette, linge de cuisine, serpillère… Lits faits, laver le linge en fin de séjour
– Accueillir et remettre les clés à vos hôtes, s’assurer qu’il s’agit des bonnes personnes, présenter et expliquer le fonctionnement de votre résidence, récupérer une caution, collecter les taxes de séjour, récupérer un solde de séjour
– Venir en aide à vos locataires pendant leur séjour en cas de panne ou de dysfonctionnement des équipements (chauffe-eau en panne, micro-onde défectueux…)
– Faire le ménage ou une retouche de ménage après le départ des locataires pour que votre résidence soit de nouveau propre et accueillante
– Fermer votre résidence en fin de saison: fermer les volets, les compteurs d’eau coupés, disjoncteur baissé ou toutes autres consignes particulières

Gardiennage, entretien et gestion de votre résidence : la conciergerie privée

Il s’agit d’un contrat sur mesure que nous définissons ensemble. Il peut couvrir tout le fonctionnement de « votre maison » en fonction de vos besoins : visite d’un gardien, ménage, intendance, entretien des espace verts, piscine, jacuzzi, cuisine, déneigement, réparation et suivi de chantier, transport et livraison.

La Conciergerie des Aravis, comment ça marche ?

Nouveau séjour, quelles informations dois-je communiquer à la Conciergerie des Aravis ?

Avant de nous passer le relais pour l’accueil et la préparation des séjours vous devez absolument remplir le formulaire de nouveau séjour sur notre site Internet www.conciergeriedesaravis.fr.
– Votre nom et le nom de votre hébergement
– Nom et Prénom de la personne qui a réservé le séjour
– Téléphone portable
– Email
– Dates arrivée et départ
– Le site par lequel vous êtes passé pour ce séjour (annecy-lac.com, airbnb, le bon coin,…) et sinon nous préciser si vous l’avez loué en direct
– Le nombre de majeurs (+18 ans) et de mineurs (-18ans) pour préparer les cartes d’hôtes et les taxes de séjour
– L’éventuel solde de séjour à récupérer
– Les éventuelles prestations complémentaires à réaliser (location de linge de maison, livraison de courses…). Si ce n’est pas préalablement établi dans notre contrat précisez-nous si elles sont à votre charge ou à la charge du locataire.
– Toutes autres informations utiles

L’organisation des séjours demande beaucoup de préparation. N’attendez pas pour nous communiquer vos réservations. Dès que vous avez un séjour confirmé, transmettez-le nous ! Que ce soit pour le jour même ou dans un an ! De même si vous avez une modification ou une annulation, informez-nous en immédiatement par courriel

A quoi servent les confirmations de séjour envoyées par la Conciergerie des Aravis ?

Dans les quelques jours qui suivent l’enregistrement d’un nouveau séjour sur notre site Internet, nous vous envoyons une confirmation de séjour qui reprend les informations transmises. Vous pouvez vérifier si une erreur de saisie ne s’est pas glissée. Ce message vous “confirme” bien que nous avons pris le relais. Dans le mois qui précède leur arrivée, nous envoyons à vos hôtes un courriel d’accueil dans lequel nous nous présentons et préparons leur arrivée : confirmation du jour et de l’heure d’arrivée et réponses à toutes leurs questions concernant leur séjour.

Combien de jeux de clés dois-je fournir ?

Merci de fournir 3 jeux de clés pour votre résidence. 2 pour vos clients, ils viennent en famille ou entre amis et nous les demande systématiquement. 1 jeu supplémentaire de « sécurité » pour la Conciergerie des Aravis qui nous permet de dépanner vos clients et d’intervenir en cas de besoin. Nous pouvons refaire un jeu de clé à votre demande (voir grille tarifaire).

En quoi consiste l'ouverture et la fermeture de votre résidence ?

Ouvrir la résidence, mettre l’électricité, le chauffage et l’eau en route, ouvrir les volets, réfrigérateur contrôler l’état général… Nous faisons généralement cela la veille ou le matin même pour être sûr que vos hôtes entrent dans une résidence accueillante et chaleureuse. Dans de rares cas nous constatons que l’état exige de refaire un peu de ménage et nous l’effectuons aussitôt. Nous facturons ce service au temps passé.
Une fois la saison terminée, nous refermons votre résidence selon la procédure définie ensemble

Jusqu'à quelle heure se font les remises des clés et les départs ?

Nous accueillons des vacanciers, tous les jours de l’année y compris les dimanches et jours fériés, à toute heure du jour et de la nuit. Mais officiellement les départs se font avant 10h et les arrivées après 16h, surtout quand il y a du ménage. Dans la réalité nous sommes très flexibles. Cela dépend du séjour précédent/suivant et de l’éventuel ménage à effectuer. Dans votre contrat laissez 10h/16h

Pouvez vous récupérer le solde de séjour à l'arrivée ?

Oui, nous pouvons au besoin récupérer un solde de séjour à la remise des clés. Nous vous posterons alors ce règlement ou nous vous le remettrons en mains propres.

Comment gérez-vous le dépôt de garantie (la caution) ?

Les retenues sur dépôt de garantie sont extrêmement rares. Nous faisons le maximum pour trouver une solution avec les locataires et éviter tout litige.

La procédure standard en matière de dépôt de garantie est la suivante :

1. A l’arrivée, nous récupérons une caution par chèque à votre ordre. Cette caution est conservée dans nos bureaux.

2. Au départ du séjour, nous contrôlons l’état général de l’hébergement. Si aucune dégradation majeure, flagrante et non dissimulée n’est constatée nous restituons la caution directement. Quand c’est au locataire de faire le ménage de fin de séjour, nous restituons la caution directement si l’hébergement est propre et accueillant.

Si toutefois une situation exige que vous encaissiez le dépôt de garantie, nous vous contactons immédiatement. Pour informations, certains de nos clients propriétaires préfèrent encaisser la caution avant le séjour. Ou alors c’est le site web (airbnb par exemple) qui gère le dépôt de garantie selon une procédure qui leur est propre. Ces propriétaires nous contactent quelques jours après la fin d’un séjour pour savoir s’ils peuvent rembourser cette caution.

Il est possible de mettre en place une procédure de contrôle spécifique sur certains objets et mobiliers de votre hébergement. Merci de nous signaler tout objet d’une valeur supérieure à 750 €. Nous vous invitons à prévoir un dépôt de garantie proportionnel à la valeur des biens contenus chez vous.

A contrario les dégradations bénignes telles qu’une assiette cassée ou un étendoir ne peuvent faire l’objet d’aucune retenue. Une panne due à la vétusté “naturelle” d’un appareil ne peut être imputée au locataire non plus.

Et les Taxes de séjour et cartes d’hôte ? (Le Grand Bornand, La Clusaz et Saint Jean de Sixt)

Nous vous recommandons de nous laisser collecter les taxes de séjour auprès de vos hôtes. Nous nous occupons ensuite de faire les déclarations et le paiement en mairie. Nous remettons alors des cartes d’hôtes à vos vacanciers. Elles sont très appréciées été comme hiver puisqu’elles donnent accès librement au réseau de navettes des stations.

Pour rappel, la règle est que celui qui fournit les cartes d’hôtes est aussi celui qui collecte, déclare et verse les taxes de séjour en mairie. Si vous incluez les taxes de séjour dans le prix de la location, nous vous refacturerons ce même montant en échange des cartes d’hôtes que nous aurons fournies à vos vacanciers.

Si vous ne savez pas à l’avance le nombre d’adultes et d’enfants composant le séjour, pas d’inquiétude, nous recalculons la taxes de séjour avec vos hôtes à leur arrivée. Vous pouvez tout à fait vous occuper intégralement des cartes et des taxes.

Taxes de séjour par adulte (+18 ans) et par nuitée

Classement Non 1* 2* 3* 4* 5*
Grand Bornand, La Clusaz, St Jean de Sixt 0.75 0.75 0.90 1.50 1.50 1.50

Et les Taxes de séjour ? (Annecy, Lac et Grand Annecy)

Nous sommes à même de collecter les taxes de séjour auprès de vos hôtes. Nous nous occupons ensuite de faire la déclaration et leur paiement en mairie.

Pour les séjours via airbnb sur la commune d’Annecy, les taxes de séjour sont collectées directement par le site et reversées en mairie, il est donc important de nous le signaler. Si vous ne savez pas à l’avance le nombre d’adultes et d’enfants composant le séjour, pas d’inquiétude, nous recalculons la taxes de séjour avec vos hôtes le jour de leur arrivée.

Taxes de séjour par adulte (+18 ans) et par nuitée

Classement Non 1* 2* 3* 4* 5*
Grand Annecy 0.70 0.70 0.85 1,00 1.30 1.50

Comment faire avec les consommables (ampoules, produits ménagers...) ?

Les fournitures et consommables: ampoules, petite vaisselle, fusibles, tapis de bain, alèse de lits, serpillères, sel et le liquide de rinçage pour lave-vaisselle, kit d’accueil cuisine… Plusieurs possibilités
1. Vous avez tout prévu et mis le nécessaire à disposition de vos clients qui se servent au besoin
2. Vous avez tout prévu et mis le nécessaire à disposition dans un placard rapidement accessible et fermé avec une clé que vous nous avez confié
3. Vous ne vous occupez de rien. La Conciergerie des Aravis gère pour vous selon la grille de prix des prestations (grille tarifaire disponible sur demande)

En quoi consiste l'assistance aux locataires ?

Il s’agit d’une astreinte, 24h/24, 7 jours sur 7, tous les jours de l’année

Nous répondons au téléphone et dans beaucoup de cas nous nous déplaçons constater le problème et rassurer vos hôtes.
– Si nous trouvons une solution immédiatement, c’est inclus dans votre contrat, cela ne vous coûte rien de plus.
– Si nous trouvons une solution en interne et que cela demande du temps 1/2h, 1h, 2h… nous vous facturons le temps passé et les éventuelles fournitures employées.
– Si nous n’avons pas la solution en interne, nous trouvons un professionnel et nous vous passons le relais. Si vous préférez que la Conciergerie des Aravis gère directement avec le professionnel, nous facturons 15 % de la valeur des travaux. Si c’est une urgence de type chauffage, eau chaude ou électricité et à défaut de pouvoir vous joindre, nous le gérons directement dans les même conditions.

Quand vos hôtes nous appellent pour un dysfonctionnement ou une panne, ils veulent généralement que nous nous occupions de leur problème tout de suite (ils ont payé… ils veulent..). Sachez que nous faisons de notre mieux pour préserver la satisfaction de vos clients et trouver une solution rapide et pragmatique. Nous vous rappelons que vous devez fournir un hébergement conforme à sa description lors de sa réservation et en état de fonctionnement et d’usage. Si ce n’est pas le cas, vos locataires sont tout à fait en droit de demander une réparation ou une remise sur le loyer.

Nous vous recommandons de :
– Joindre à votre contrat de location un inventaire précis et à jour : si votre inventaire stipule une couette et des oreillers et qu’ils trouvent à la place des couvertures et un traversin, ce n’est pas conforme.
– Rédigez une fiche ou petit guide clair d’utilisation de vos appareils ainsi que des “trucs et astuces” de fonctionnement de votre résidence. Notamment pour les télévisions, chaque équipement est différent soyez bien explicites.

Pourquoi le ménage fin de séjour est hors cuisine et poubelles ?

Avant tout pour que vos locataires ne partent pas en laissant le petit-déjeuner sur la table avec la vaisselle dans l’évier… Le temps de nettoyage d’une cuisine varie trop d’un séjour à l’autre pour l’estimer. De même pour l’évacuation des poubelles selon les quantités et le verre. L’offre de forfait ménage que nous avons fait dans votre contrat de prestation ne comprend donc pas la cuisine ni les poubelles. Elle reste à la charge de vos locataires : réfrigérateur(s), congélateur(s), plan(s) de travail, éléments de cuisine, table(s) de cuisine ainsi que la vaisselle lavée séchée et rangée. L’état de la cuisine sera contrôlé en fin de séjour.

Faire les lits et fournir le linge de toilette ?

Quand vous louez votre résidence avec le linge de maison fourni et les lits faits, nous faisons tous les lits, même quand votre hébergement n’est pas complet. Généralement c’est le jour de leur arrivée que vos hôtes font la répartition des chambres. Nous mettons 1 ensemble de toilette pour chaque personne (adulte et enfant) comprenant 1 drap de bain et 1 serviette de toilette. 1 tapis de bain par salle de bain et 2 torchons dans la cuisine.

Dois-je marquer le linge que je vous confie en blanchisserie ?

Oui, nous ne prenons plus en blanchisserie de linge non identifié à votre nom (ou votre hébergement). Au besoin nous pouvons nous occuper de le marquer (voire grille tarifaire des prestations de conciergerie)

J'occupe ma résidence ou je la prête à des amis (séjour propriétaire) ?

Vous venez séjourner dans votre résidence secondaire et vous avez bien raison. Vous n’êtes pas obligé de nous le dire, mais si vous le pouvez, nous préférons le savoir parce que :
– On peut à votre demande passer ouvrir votre résidence la veille (mise en route du chauffage, ouverture des volets…)
– Cela nous évite de fermer votre résidence alors que vous venez
– Cela nous évite de passer fermer votre résidence alors que vous y êtes
– Cela peut grandement nous aider dans l’organisation des ménages (savoir si vous arrivez juste après le dernier séjour ou si nous disposons de plus de temps)

Et c’est toujours l’occasion de se voir, de faire le point ensemble. Il va de soit que vos amis doivent laisser votre hébergement propre et accueillant pour vos prochains locataires (à moins de commander un ménage)

Que proposez-vous à l'inter-saison ?

– ménage à fond
– ramonage
– shampoinnage des moquettes
– espaces verts
– petites réparations et suivis de travaux
– nettoyage des couettes, des couvertures et du linge de maison
– les services de nos décoratrices (+ d’infos voir la page du Mazot de La Conciergerie des Aravis)
– et toute autre demande

Comment mettre en location mon appartement, mon chalet, ma maison ?

Les 4 règles d’or d’une annonce remarquable

– Une bonne accroche (appartement chaleureux au pied des pistes)
– Une description sincère et détaillée mettant en avant les qualités de votre résidence (un descriptif fidèle évite déceptions et avis négatifs)
– Des photos nombreuses et de qualité, restituant les espaces et l’atmosphère
– Des avis 5 étoiles. Quand on vise une note entre 4 et 5 étoiles, toute note inférieure ou égale à 4 fera baisser cette moyenne !

Sur quels sites poster mon annonce ?

Il y a d’une part les centrales de réservation des offices de tourisme : lac-annecy.com, legrandbornand-reservation.com, laclusaz-tour.com, thones-valsulens.com, saintjeandesixt.com, ainsi que le comité régional savoie-mont-blanc.com

Et d’autres part les plateformes et les sites d’annonces : le bon coin, airbnb, abritel, booking, amivac, housetrip, sejourning, papvacances et même tripadvisor s’y est mis

Mettez votre service de Conciergerie en valeur

Faire appel à la Conciergerie des Aravis n’est pas seulement pratique pour vous. C’est aussi un ensemble d’options que vos hôtes peuvent commander pour faciliter leur séjour.

Par exemple “ Pour organiser votre séjour, nous nous appuyons sur la Conciergerie des Aravis. Ils vous accueillent, vous présentent la résidence et vous conseillent sur ce qu’il y a à voir et à faire. Vous pouvez également profiter de leurs services pour faciliter votre séjour en leur commandant du linge de maison, le ménage de fin de séjour, la livraison de courses, les activités, etc…

Pourquoi faire classer mon appartement, mon chalet, ma villa en “meublé de tourisme” ?

Les avantages sont de 2 natures
– Valoriser mon hébergement et son prix : classer son hébergement correspond à se conformer à un référentiel objectif. La clientèle étrangère y est particulièrement sensible. Cette objectivité permet aussi de limiter les litiges. Parfois, il suffit de pas grand chose (un lecteur DVD, une documentation touristique en anglais…) pour passer dans la catégorie supérieure.
– Fiscal : le classement “meublé de tourisme” vous permet de bénéficier d’un abattement de 71 % sur vos revenus fonciers (= revenus locatifs) au lieu de 50 % en meublé simple. Soient une réduction directe de 42 % de vos prélèvements sociaux (CSG, CRDS…) et une diminution conséquente de votre impôt sur le revenu associé (calcul au cas par cas, en fonction de vos tranches d’imposition)

La Conciergerie des Aravis peut tout à fait vous épauler dans cette démarche en organisant les visites de classement

Nota Bene
– Certaines plateformes de vente exigent que votre hébergement soit classé.
– Seuls les hébergements classés “meublé de tourisme” ont le droit d’interdire contractuellement l’accès aux animaux domestiques
– Classé ou non, vous devez déclarer votre location saisonnière en mairie (Art. L. 324-1-1 du code du tourisme « Toute personne qui offre à la location un meublé de tourisme, que celui-ci soit classé ou non au sens du présent code, doit en avoir préalablement fait la déclaration auprès du maire de la commune où est situé le meublé »)

Attention aux avis de vos vacanciers

Considérez les avis positifs comme encourageant et les avis négatifs comme des axes de progression. Il arrive parfois que malgré nos efforts conjugués, un vacancier ne soit pas entièrement satisfait de son séjour et parfois même de manière injustifiée et calomnieuse. Les règles d’or :
– Ne jamais laisser ces avis sans réponse.
– Rester toujours courtois et aimable, même si votre client ne l’est pas: le remercier pour son retour, témoigner de la compréhension, regretter que son séjour n’a pas répondu à ses attentes. Néanmoins…
– …répondre objectivement à ces critiques.

Comment définir son prix de location

Définir ses prix est toujours une étape sensible. La valeur d’une location dépend de votre hébergement, son emplacement, sa taille, sa capacité, son niveau de confort et de service, sa vue, les avis des autres vacanciers, la saisonnalité et la durée de la location. En étudiant les annonces des autres loueurs et en vérifiant leur remplissage, vous serez rapidement en mesure de définir une fourchette de prix. A vous ensuite de réévaluer ou de baisser ce prix en fonction de la demande et de la rentabilité que vous souhaitez conserver.

Et le contrat de location, comment ça marche ?

Ce contrat peut automatiquement être généré par la plateforme web de commercialisation de votre hébergement. Sinon vous devrez vous en occuper. Dans tous les cas il est obligatoire. Ne le voyez pas comme une contrainte, mais  davantage comme le mode d’emploi de votre location. Rédigez le soigneusement, il peut couvrir les modalités de la location en terme de :
– Désignation de l’hébergement et des annexes (jardins, sauna..) à l’usage exclusif du locataire
– Equipements des parties communes et/ou partagés (local ski, piscine, emplacement bateau…)
– Services et Options (jacuzzi, ménage, linge… )
– Etats des lieux et inventaire
– Date et heure de début / date et heure de fin
Loyers, charges, consommations, taxes de séjour et dépôt de garantie (caution) et son délai de restitution
– Assurance du loueur (dégât des eaux, incendie,..) ou assurance “villégiature” du contrat multirisque habitation de vos hôtes
– Échéancier de paiement (dont acompte ou Arrhes)
– Acception des animaux ou leur interdiction (uniquement pour les meublés de tourisme classés)
– La capacité et le nombre de personnes
– Usage de l’hébergement (pas de sous location…)
– Obligation du bailleur: logement décent, détecteur de fumée…
– Restitution de l’hébergement et pénalité en cas de ménage non effectué (pénalité au moins 2 fois égale au montant du forfait ménage mentionné dans votre contrat de prestation de service de la Conciergerie des Aravis)
– Autorisation d’accéder à l’hébergement durant un séjour pour effectuer une réparation
– Conditions et délais de résiliation
– Souscription d’une assurance annulation par le locataire auprès de sa police d’assurance
– Interlocuteur sur place : La Conciergerie des Aravis
– Conditions de remises des clés et de l’accueil
– Le tribunal saisi en cas de litige (tribunal d’Instance d’Annecy)
– Annexes: état descriptif exhaustif et inventaire de l’équipement, diagnostic technique ENMRT de moins de 6 mois (disponible sur georisques.gouv.fr gratuitement) et constat de risque d’exposition au plomb pour les immeubles construits avant le 01/01/1949,  certificat de classement et la liste des services de conciergeries (voir ci-après)

Ne négligez pas l’état descriptif. S’il limite les litiges de défaut de conformité, il permet également aux vacanciers de mieux préparer leur séjour (cafetière à dosettes ou à capsules, couette ou couverture, oreillers carrés ou rectangulaires, chaises bébé, lit parapluie…)

Dois-je mentionner la Conciergerie des Aravis dans le contrat de location ?

Nous vous conseillons de mentionner la Conciergerie des Aravis dans votre contrat de location. Selon les cas de figure vous pouvez par exemple ajouter :
La Conciergerie des Aravis ( +337(0)89 010 810 – accueil@laconciergeriedesaravis.fr) représente le propriétaire et sera l’interlocuteur sur place. Ils vous accueillent dans l’appartement, remettent les clés, vous assistent en cas de problème dans l’hébergement durant le séjour et s’assurent de l’état de l’hébergement au départ.

Toujours pour valoriser votre prestation, annexez à ce contrat une listes de vos Services de Conciergerie. Nous pouvons au besoin vous fournir ce document.

De l’option à la confirmation de séjour

1. Poser une option de réservation et envoyer tout de suite par courriel votre contrat de location en 2 exemplaires non signés et leurs annexes. Informez les futurs vacanciers qu’ils disposent de 10 jours pour l’imprimer, vous les retourner paraphés, et signés, adjoint d’un premier versement en précisant s’il s’agit arrhes ou d’acompte. Leur réservation ne sera effective qu’à la réception de ces éléments

2. A la réception de ces 2 contrats. Encaisser le premier versement, signez et envoyez l’exemplaire à l’attention de votre locataire. Joigniez-y une confirmation de séjour pour les remercier et leur indiquer la marche à suivre : la suite de l’échéancier de paiement, différentes informations pratiques sur leur séjour…. Si vous ne l’avez pas encore fait c’est le moment de leur parler de Nous ! Nous avons confié, l’accueil et la remise des clés à la Conciergerie des Aravis, ce sont eux qui auront le plaisir de ….  

3. Nous communiquer le séjour par le biais du formulaire « nouveau séjour » du site Internet laconciergeriedesaravis.fr. Nous enregistrons ce séjour sur notre logiciel d’exploitation. Une confirmation de séjour vous sera retournée. A nous de prendre soin de vos hôtes !